Com a chegada de Março/Abril chega também um dos maiores e mais complexos desafios administrativos para as empresas em Portugal: A entrega do Relatório Único!

Esta obrigação legal, imposta pelo Decreto-Lei n.º 64/2011, de 22 de maio, exige que as entidades empregadoras reportem um conjunto abrangente de informações relativas às suas práticas laborais, estrutura de pessoal e condições de trabalho.

O que é o Relatório Único?

O Relatório Único é um documento eletrónico anual que agrega informação sobre a atividade laboral das empresas. É feito anualmente e inclui 6 anexos distintos (referente ao ano anterior):

1. Quadro de Pessoal – Informação sobre os trabalhadores da empresa e as suas condições.

2. Fluxo de Entrada e Saída de Trabalhadores – Informação de admissões e cessações de contrato, ocorridas ao longo do ano.

3. Formação Profissional Contínua – Detalha a formação promovida pela empresa no período em análise.

4. Atividade do Serviço de Segurança e Saúde no Trabalho – Apresenta as medidas de prevenção e segurança adotadas.

5. Relato de Greves – Identifica eventuais greves ocorridas e a sua duração.

6. Informação sobre Prestadores de Serviços – Regista trabalhadores independentes ao serviço da empresa.

 

Os Principais Desafios para as Empresas

1. Complexidade e Volume de Informação
As empresas, especialmente as de maior dimensão, enfrentam dificuldades na recolha, tratamento e validação da informação. A necessidade de compilar e agregar dados provenientes de diferentes departamentos e fontes pode tornar o processo moroso e suscetível a erros. Além disso, a falta de uniformização nos registos pode dificultar a consolidação e verificação dos dados.

2. Cumprimento de Prazos
O Relatório Único tem um prazo de entrega fixo, normalmente entre 16 de março e 15 de abril do ano seguinte ao que respeita. Qualquer atraso pode resultar em coimas e sanções legais para a empresa. Muitas empresas acabam por enfrentar dificuldades devido a imprevistos de última hora ou à falta de planeamento adequado, o que pode comprometer a entrega atempada do relatório.

3. Alterações Legislativas e Necessidade de Atualização
As mudanças frequentes na legislação laboral podem implicar ajustes nos processos internos das empresas. Além disso, a interpretação da legislação nem sempre é clara, tornando fundamental o acompanhamento contínuo de novas diretrizes por parte das equipas de recursos humanos e contabilidade.

4. Digitalização e Sistemas de Suporte
Embora o envio do Relatório seja eletrónico, muitas empresas ainda não possuem sistemas informatizados que facilitem a integração e extração dos dados necessários. Isso pode resultar numa maior carga de trabalho manual e possíveis erros na submissão da informação. A dependência de múltiplos sistemas de gestão ou até mesmo de registos manuais pode dificultar a compilação eficiente dos dados.

 

Algumas dicas sobre como Superar Estes Desafios

1. Planeamento Antecipado das diferentes atividades
Uma boa prática é iniciar a recolha e organização dos dados com antecedência. Criar um cronograma interno para cada etapa do processo pode ajudar a evitar atrasos e permitir tempo suficiente para validar a informação antes da submissão. Estabelecer responsabilidades claras entre os colaboradores pode tornar o processo mais eficiente.

Além disso, a realização de reuniões periódicas para acompanhar o progresso da preparação do Relatório Único pode permitir a identificação e resolução de problemas, atempadamente.

2. Automatizar Processos
A implementação ou existência de um software de gestão de recursos humanos pode facilitar a recolha de informação e reduzir erros, garantindo um preenchimento mais rápido e preciso. Sistemas integrados permitem a extração direta dos dados necessários, minimizando a intervenção manual e o risco de falhas. A utilização de ferramentas que permitam gerar relatórios automáticos com os dados necessários pode ser uma vantagem significativa.

A automatização também pode ajudar a garantir conformidade com requisitos legais, reduzindo o tempo despendido na verificação manual das informações e melhorando o rigor e precisão dos dados reportados.

3. Formação Contínua
Investir na formação da equipa de recursos humanos e contabilidade é essencial para garantir que todos os colaboradores envolvidos estejam familiarizados com as obrigações legais e procedimentos de submissão do Relatório Único. A participação em workshops, seminários e formações especializadas pode ajudar a manter as equipas atualizadas sobre as melhores práticas ou mudanças na legislação.

Além disso, a criação de um manual interno detalhando os procedimentos de preenchimento e submissão do relatório pode servir como um guia prático para os colaboradores responsáveis.

4. Revisão e Validação de Dados
A implementação de um processo de revisão interna antes da submissão pode reduzir significativamente o risco de erros. Criar uma checklist detalhada e estabelecer revisões cruzadas entre diferentes departamentos pode ajudar a identificar eventuais inconsistências.

A realização de auditorias internas regulares pode garantir que a empresa mantém os seus registos sempre atualizados e alinhados com as exigências do Relatório Único. A identificação de potenciais problemas antes da submissão final pode evitar correções dispendiosas e até mesmo penalizações legais.

5. Consultoria Especializada
Em casos de maior complexidade, recorrer a consultores especializados pode ser uma solução eficaz para garantir a correta submissão da informação e evitar penalizações. Especialistas na área podem oferecer orientações específicas para cada setor de atividade e auxiliar na implementação de processos mais eficientes.

O acompanhamento por parte de profissionais externos também pode ajudar na adaptação a novas regulamentações, bem como na otimização dos procedimentos internos para futuras submissões do relatório.

6. Comunicação Interna Eficiente
Garantir que todos os departamentos da empresa compreendem a importância do Relatório Único pode contribuir para um processo mais eficiente. A comunicação entre os diferentes setores da empresa deve ser clara e objetiva, garantindo que cada equipa sabe quais os dados necessários e os prazos a cumprir.

Além disso, a criação de um canal de comunicação interno dedicado à submissão do Relatório Único pode facilitar o esclarecimento de dúvidas e a partilha de informações relevantes entre os colaboradores responsáveis.
 

Conclusão

A entrega do Relatório Único continua a ser um desafio significativo para as empresas em Portugal. No entanto, com uma abordagem estruturada, ferramentas adequadas e uma equipa bem preparada, é possível cumprir esta obrigação legal de forma eficiente e sem inquietações.